Forretningsbetingelser

Opdateret og gældende fra 1. januar 2022 

Pift ApS (Pift) generelle forretningsbetingelser er gældende for alle arrangementer og booking, hvor der er indgået en skriftlig aftale mellem Pift og kunden.

Tilbud
Skriftlig tilbud er udfærdiget på grundlag af kundens ønsker og krav 

Skriftlige tilbud, der ikke angiver en særlig acceptfrist, bortfalder, hvis ikke en accept er Pift i hænde inden 8 dage fra tilbuddets fremsendelses dato. Tilbud skal accepteres skriftligt af køber før det er gældende. 

Ydelser specificeret i tilbuddet er først reserveret til kunden, når Pift har modtaget accept og den endelig kontrakt retur i underskrevet tilstand samt eventuelt depositum er betalt. Ved accept af tilbuddet – ophæves alle tidligere tilbud der måtte ligge forud for det endelig tilbud. 

Priser
Anførte priser angives henholdsvis eksklusive moms til cvr registrerede kunder og inklusive moms til ikke CVR-registrerede kunder. Det er kundens ansvar at informere Pift, såfremt der er tale om en ikke CVR-registreret kunde. 

Betaling
Depositum på 25% af de forudbestilte ydelser faktureres ved aftaleaccept og indbetales senest 5 dage efter modtagelse af faktura, medmindre andet er aftalt. Det aftalte beløb er indskrevet i tilbuddet og det endeligt gældende beløb for depositum.
I tilfælde af beløbet ikke er modtaget står det Pift frit at forsøge at sælge ydelserne til anden kunde på den på gældende dato. 

Betaling af depositum sker via bankoverførsel til anførte kontonummer på faktura.

Resterende beløb (fulde beløb fratrukket depositum) sendes på faktura til betaling senest på arrangementsdagen, medmindre andet tydeligt er aftalt.
Ved arrangementer med betaling pr. deltager er fulde beløb udregnet med antal gæster angivet 7 dage før arrangementets dato og kan herfra kun rettes opad.
*Ved EAN betaling tilkommer administrationsgebyr på kr. 450,- ekskl. Moms. 

Forudbetaling af 50%
Ved beløb på mere end 20.000DKK forbeholder Pift sig retten til at fakturere 50% af beløbet før eventets afholdes. Betalingen kan påkræves med op til 2 måneder før eventets afvikling. Det resterende beløb faktureres umiddelbart efter eventets afvikling.

Ved annullering, samt ændringer af dato, tidspunkter m.m.
Pift forbeholder sig retten til at beholde hele depositummet for at afholde udgifter til underleverandører, samt internt timeforbrug. Derfor er depositummet ikke muligt at refundere.
Ved aflysning samt ændringer i tidspunkter m.m senest 4 uger før arrangementets dato forbeholder Pift sig retten til at fakturere yderligere 25% af det fulde beløb.
Ved aflysning samt ændringer i tidspunkter m.m senest 14 dage før arrangementsdato, hæfter kunden for i alt 50% af det fulde beløb. Ved aflysning samt ændringer i tidspunkter m.m. af arrangementet under 7 dage før arrangementets dato, faktureres 75% af samlede beløb. Ved aflysning samt ændringer i tidspunkter m.m mindre end 48 timer før, faktureres det fulde beløb.

Så snart der er indgået aftale om arrangement, kan PIFT gøre krav på godtgørelse for ydelser der ikke kan afbestilles ved aflysning af arrangement, såsom DJ, band, udstyr, tryksager mm. 

Lokaler lejet af Pift for kunden
Såfremt PIFT skønner, at der i forbindelse med afholdt selskab skal foretages udbedring af skader/hærværk eller ekstraordinær rengøring skal kunden dække alle udgifter til reparation af dette. Ved ekstraordinær rengøring faktureres kr. 425 ekskl. moms pr påbegyndt time. 

Under afvikling
Det er ikke tilladt at bruge konfettikanoner, glimmer, fyrværkeri, strandsand eller lignende medmindre der er truffet skriftlig aftale om dette med Pift.
Såfremt kunden benytter egne eller eksterne leverandørers dekorationsmateriale, skal disse brandimprægneres. Medbringer kunden egne rekvisitter, vaser eller lignende, skal disse tages retur efter endt arrangement samme aften, medmindre der foreligger anden skriftlig aftale herom. Dette omfatter også̊ personlige ejendele og gaver. Det fulde ansvar ligger herfor således hos kunden. 

Eksterne Bestillinger
Alle eksterne bestillinger som ikke er inkluderet i kontrakten og som kunden selv har stået for, er Pift uvedkommende, og kommunikation såvel som afregning foregår direkte mellem kunden og den eksterne leverandør. Der skal dog foretages orientering om eksterne bestillinger som skal godkendes af Pift for at sikre mod at eksterne bestillinger ikke får indflydelse på Pift’s ansvarsområder til arrangementet

Baren
Baren lukker senest 15 minutter før arrangementets sluttidspunkt. Såfremt selve baren afregnes efter forbrug fremsendes særskilt faktura dagen efter, som skal betales først kommende hverdag.
I flg. Dansk lovgivning er det ikke tilladt at servere alkoholiske drikke til personer under 18 år. 

Sikkerhed
PIFT har fuld ret, uden nogen form for kompensation, at lukke et arrangement før det aftalte sluttidspunkt, hvis Pift eller det dedikerede sikkerhedsfirma, skønner at sikkerhed, bevilling eller andre årsager der påvirker Pifts drift, er i fare. Dette giver ikke kunde ret til at kræve kompensation. 

Afgifter
Kunde står selv til ansvar for Koda/Gramex er betalt, såfremt arrangementet involverer DJ, band, o. lign kunden selv har booket.
Står Pift for DJ, band o.lign sørger Pift for at Koda/Gramex er betalt. 

Ansvar overfor offentlige myndigheder
Ansvar overfor offentlige myndigheder vedrørende brug af det lejede påhviler alene lejer/kunden. Lejer/kunden er selv forpligtet til at indhente tilladelser, hvor dette er påkrævet.
Ved skade på personer eller ting, der befinder sig i eller ved arrangementet er Pift ikke erstatningspligtig.

Forsikring
Arrangøren/kunden er indforstået med, at Pift ikke holdes til ansvar for ethvert krav, enhver skade eller enhver udgift, som måtte opstå direkte eller indirekte i forbindelse med udførelsen af de opgaver, der er beskrevet i tilbuddet. Det er arrangørernes ansvar at have relevante forsikringer til at dække eventuelle skader forvoldt af jer/jeres gæster/kunder på udstyr/personale udsendt af Pift.
Midlertidigt personale booket gennem Pift er omfattet af den samme arbejdsskadeforsikring som fastsatte medarbejdere på Virksomheds location. 

Reklamation
Såfremt kunden oplever mangler iht. det bestilte, skal dette meddeles Pifts afviklingsansvarlige umiddelbart efter at manglen er opdaget, så der er mulighed for at udbedre manglen til bedste evne. Mangler som ikke er oplyst/bekendtgjort af kunden på selve dagen, vil ikke blive godtaget og der vil ikke forekomme nogle kompensationsmuligheder. 

Tilføjelse til betingelser vedrørende Corona:
Så fremt et arrangement aflyses grundet restriktioner fra Myndigheders side, der forhindrer afvikling af aftalte arrangement, bortfalder Pift sit krav om yderligere betaling. Depositum overføres til næste arrangement, såfremt kunden booker tilsvarende arrangement i indeværende år. Såfremt dette ikke er muligt grundet fortsatte restriktioner, da der imod aftale mellem Pift og kunden, fastlægges dato for arrangement i næst kommende år.  

Tvister
Alle tvister, som måtte udspringe af denne kontrakt, skal afgøres ved de danske domstole med Københavns Byret som
værneting. 

Procedure for håndtering af klager 

Formål 
Hos Pift ønsker vi at drive vores virksomhed ansvarligt og med respekt for de mennesker, vi samarbejder med og påvirker gennem vores arbejde. Vi ser klager og bekymringer som en mulighed for at lære, forbedre os og styrke relationerne til vores kunder, medarbejdere, samarbejdspartnere, leverandører og øvrige interessenter. 

Denne procedure beskriver, hvordan vi modtager, behandler og følger op på klager. 

Hvem kan indsende en klage? 
Klager kan indsendes af alle interessenter, herunder: 

  • Kunder 

  • Medarbejdere 

  • Freelancere og eventpersonale 

  • Leverandører 

  • Samarbejdspartnere 

  • Andre personer eller organisationer, der påvirkes af vores aktiviteter 

Klager kan indsendes via: 
E-mail:hello@thepift.dk

Alle klager behandles fortroligt og uden risiko for negative konsekvenser for den person, der indgiver klagen. 

Ansvar 
Alle klager modtages og registreres via virksomhedens fælles e-mailadresse. 

På nuværende tidspunkt er det Anna Nørgaard, ejer og direktør i Pift ApS, der er ansvarlig for behandling og opfølgning på klagesager. 

Hvis den ansvarlige sagsbehandler er direkte involveret i den pågældende sag, vil en relevant ekstern rådgiver eller uvildig samarbejdspartner blive inddraget for at sikre en objektiv behandling. 

1. Modtagelse af klage 

Når en klage modtages: 

  • Klagen registreres med dato, kontaktoplysninger og en kort beskrivelse af sagen. 

  • Modtagelsen bekræftes skriftligt inden for 2 arbejdsdage. 

2. Vurdering af sagen 

Klagen vurderes med henblik på at afdække: 

  • Hvad sagen omhandler. 

  • Hvem der er berørt. 

  • Om der er behov for yderligere information eller dokumentation. 

  • Om sagen vedrører forhold omkring service, samarbejde, etik, arbejdsmiljø, bæredygtighed, datasikkerhed eller andre væsentlige forhold. 

3. Indsamling af oplysninger 

Der indsamles relevante oplysninger for at sikre en retfærdig og grundig behandling af sagen. 

Dette kan omfatte: 

  • Korrespondance 

  • Kontrakter eller aftaler 

  • Interne noter 

  • Dialog med involverede parter 

Hvis det er nødvendigt, kontaktes klageren for yderligere oplysninger. 

4. Vurdering og beslutning 

På baggrund af de indsamlede oplysninger vurderes: 

  • Hvad årsagen til problemstillingen er. 

  • Om interne procedurer eller værdier ikke er blevet fulgt. 

  • Hvilke konsekvenser sagen har haft. 

  • Hvordan situationen bedst løses. 

Der udarbejdes herefter en løsning samt eventuelle korrigerende eller forebyggende handlinger. 

5. Svar til klageren 

Klageren modtager et skriftligt svar med: 

  • Resultatet af behandlingen. 

  • Eventuelle tiltag eller løsninger. 

  • Tidsplan for opfølgning, hvis relevant. 

  • Kontaktperson for den videre dialog. 

Målet er altid at kommunikere åbent, respektfuldt og løsningsorienteret. 

6. Implementering og læring 

Hvis sagen giver anledning til ændringer: 

  • Gennemføres relevante forbedringer. 

  • Opdateres procedurer eller arbejdsgange efter behov. 

  • Indarbejdes læringspunkter i virksomhedens løbende udvikling. 

7. Dokumentation og opfølgning 

Alle klagesager dokumenteres og opbevares i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler. 
En gang årligt gennemgår ledelsen registrerede klager og læringspunkter som en del af virksomhedens arbejde med kvalitet, ansvarlighed og løbende forbedringer. 

Sammenhæng med vores B Corp-forpligtelse 
Som B Corp-certificeret virksomhed ønsker vi aktivt at lytte til de mennesker, vi påvirker gennem vores arbejde. 

Klager og feedback indgår derfor som en vigtig del af vores beslutningsgrundlag og vores løbende arbejde med at skabe positive resultater for kunder, medarbejdere, samarbejdspartnere, lokalsamfund og miljø. 

Ved at registrere, behandle og lære af klager sikrer vi, at interessenternes perspektiver bliver hørt og inddraget i udviklingen af Pift.